Suivre les règlements des contrats

L'AMAP repose sur des contrats souscrits pour une saison. Suivre les règlements, savoir qui a payé et qui doit encore le faire, évite les oublis et les relances à l'aveugle. Ce suivi, discret, est important pour l'équilibre du projet.

Un suivi nécessaire

Les producteurs comptent sur les règlements convenus. Suivre qui a payé permet de tenir cet engagement collectif et de relancer, avec tact, ceux qui auraient oublié. Sans suivi, on gère à l'aveugle, au risque de tensions.

Bien s'organiser

• suivre les règlements des contrats ;
• repérer les paiements en attente ;
• relancer avec délicatesse si besoin.

Sans lourdeur

Le suivi des règlements ne doit pas alourdir la vie de l'AMAP ni transformer les bénévoles en comptables. Un suivi simple, intégré à la gestion des contrats, suffit à garder les choses claires sans y passer un temps fou.

Ce qu'il faut noter pour chaque contrat

Un suivi utile n'a pas besoin d'être sophistiqué. Il suffit de garder, pour chaque contrat, quelques informations à jour et consultables par la personne chargée de ce suivi.

• le montant total dû pour la saison ;
• l'échéancier convenu, en une ou plusieurs fois ;
• chaque règlement reçu, avec sa date et son mode ;
• le solde restant, mis à jour à chaque mouvement ;
• les échanges éventuels avec l'adhérent au sujet d'un retard.

Des étapes claires en cas de retard

1. vérifier d'abord que le règlement n'a pas été reçu sans être noté ;
2. envoyer un rappel individuel, simple et sans reproche ;
3. proposer un échange si l'adhérent rencontre une difficulté ;
4. convenir ensemble d'une solution, échelonnement ou ajustement, et la noter ;
5. informer le producteur seulement si la situation a une incidence sur ce qui lui est dû.

L'équilibre du projet

Un suivi clair des règlements contribue à l'équilibre de l'AMAP, aux côtés d'une bonne gestion des contrats.