Les paniers sont réglés au producteur, mais l'AMAP elle-même a des frais : participation au lieu de distribution, assurance, frais bancaires, outils de gestion, impressions et événements. Ces charges sont couvertes par la cotisation annuelle des adhérents, souvent fixée sans calcul. Renseignez vos postes de dépense, le nombre d'adhérents et la cotisation actuelle : le simulateur affiche le résultat annuel, le coût de fonctionnement par foyer et la cotisation qui équilibre le budget avec une marge de sécurité.
Le simulateur additionne les quatre postes de charges annuelles de l'association : le lieu de distribution, l'assurance et les frais associatifs, les outils numériques et la communication. Il calcule en face les recettes de cotisations, produit du nombre de foyers par la cotisation actuelle, et en déduit le résultat annuel. La cotisation d'équilibre est obtenue en majorant les charges de la marge de sécurité choisie, puis en divisant par le nombre de foyers ; elle est arrondie au demi-euro supérieur pour donner un montant simple à annoncer. Le coût de fonctionnement par foyer, sans marge, indique ce que chaque adhésion coûte réellement à l'association.
Le budget des paniers n'entre pas dans ce calcul : dans une AMAP, les adhérents règlent le producteur directement ou par l'intermédiaire de l'association, et ces sommes ne sont pas des recettes de fonctionnement. Le simulateur ignore aussi les subventions, les dons et le report de trésorerie de l'année précédente, qui peuvent permettre une cotisation plus basse que la cotisation d'équilibre. Les montants proposés par défaut sont des ordres de grandeur : un lieu prêté par une mairie, une assurance négociée via un réseau ou un outil gratuit changent beaucoup le résultat. Une AMAP dont les adhérents varient en cours d'année a intérêt à raisonner sur l'effectif le plus bas de l'année plutôt que sur l'effectif de la rentrée.
Présenter aux adhérents le détail des charges et la cotisation qui en découle, lors de l'assemblée de saison, évite les débats sur un montant qui paraît arbitraire.
AmapFlow enregistre les adhésions et les règlements des contrats, pour un budget que le trésorier retrouve sans recouper de fichiers.
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