Combien de permanences chaque adhérent doit-il tenir pour couvrir toute la saison ?

Comment la charge de permanences est-elle calculée ?

Le calculateur multiplie le nombre de distributions de la saison par le nombre de bénévoles nécessaires à chacune : c'est le nombre total de créneaux à couvrir. Il estime ensuite combien d'adhérents participent réellement, en appliquant à l'effectif la part de ceux qui prennent des permanences, puis divise les créneaux par ce nombre de participants. Le résultat est le nombre moyen de permanences que chaque participant devra tenir sur la saison. Les heures de bénévolat sont obtenues en multipliant les créneaux par la durée d'une permanence, et les créneaux restants en retranchant les inscriptions déjà reçues.

• Créneaux à couvrir = distributions x bénévoles par distribution ;
• Participants = adhérents x part de ceux qui prennent des permanences ;
• Permanences par participant = créneaux / participants ;
• Heures de bénévolat = créneaux x durée d'une permanence ;
• Créneaux restants = créneaux moins créneaux déjà pourvus.

Comment lire le résultat

Avec 26 distributions tenues par deux bénévoles, une AMAP de 60 foyers dont 70 % participent doit répartir 52 créneaux entre 42 personnes : un peu plus d'une permanence chacun, ce qui est très tenable. Si seule la moitié des adhérents s'inscrit, la charge passe à près de deux permanences par personne et les relances deviennent nécessaires. Au-delà de trois permanences par participant, l'expérience montre que les mêmes piliers finissent par tout porter : il vaut mieux réduire le besoin par distribution, mobiliser les adhérents qui ne participent jamais ou raccourcir la permanence. Le calcul ne tient pas compte des absences de dernière minute, des échanges de créneaux ni des distributions exceptionnelles qui demandent plus de bras.