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Comment tenir une permanence de distribution d'AMAP sans rien oublier ?

Cette checklist s'adresse aux bénévoles qui tiennent une permanence de distribution d'AMAP, souvent pour la première fois de la saison. Elle reprend les gestes qui reviennent chaque semaine, de la veille au suivi d'après distribution, dans la continuité de l'organisation des distributions et de la répartition des permanences. Affichée sur le lieu de distribution, elle se coche à chaque séance.

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Checklist permanence de distribution

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

La veille de la distribution

Vérifier que le binôme de permanence est bien inscrit et confirmé pour le créneau
Relire la liste des paniers attendus par format et par producteur
Repérer les absences signalées et les paniers à remettre à un tiers
Confirmer avec le producteur l'heure de livraison et toute modification de contenu
Préparer la feuille d'émargement de la semaine, imprimée ou sur l'outil de l'AMAP
Prévenir les adhérents d'un changement d'horaire, de lieu ou de contenu
S'assurer que la clé du local et le matériel de pesée sont accessibles

À l'ouverture du lieu, avant les adhérents

Arriver avant l'heure convenue et ouvrir le local ou installer l'espace extérieur
Installer les tables, la balance, les caisses vides et l'affichage des formats de panier
Réceptionner la livraison et compter les paniers ou les cagettes par format
Comparer les quantités livrées à la liste attendue et noter tout écart
Afficher le contenu du panier de la semaine et les éventuels remplacements
Mettre en évidence les paniers réservés aux adhérents absents ou aux tiers désignés

Pendant la distribution

Faire émarger chaque adhérent au moment de la remise de son panier
Vérifier que le format remis correspond bien au contrat de l'adhérent
Servir les paniers composés en vrac selon les quantités affichées
Noter les remarques des adhérents sur le contenu ou la qualité pour le producteur
Répondre aux questions sur les contrats, les règlements ou les permanences à venir
Accueillir les visiteurs curieux et leur indiquer comment rejoindre l'AMAP
Ne pas encaisser de règlement sur place sans l'avoir consigné immédiatement

À la fermeture

Pointer les adhérents non passés et rapprocher avec les absences annoncées
Appliquer la règle de l'AMAP pour les paniers non retirés
Ranger le matériel, nettoyer l'espace et restituer les cagettes au producteur
Noter les invendus, les casses ou les écarts constatés sur la feuille de séance
Fermer le local et remettre la clé selon l'organisation convenue

Après la distribution, dans la semaine

Transmettre la feuille d'émargement et les remarques au coordinateur ou à l'outil de l'AMAP
Faire remonter au producteur les retours sur le contenu et les quantités
Mettre à jour le suivi des règlements si des chèques ont été remis
Signaler les créneaux de permanence encore vacants pour les semaines suivantes
Relayer aux adhérents les nouvelles de la ferme et les informations pratiques
Consigner tout incident ou suggestion pour la prochaine réunion du bureau

Comment utiliser ce modèle

Cette checklist se coche à chaque distribution, par le binôme de permanence, puis se range avec les feuilles d'émargement de la saison.
Le coordinateur peut l'annoter en début de saison avec les règles propres à l'AMAP : paniers non retirés, horaires, remise des clés.
Un nombre de permanences par adhérent trop faible laisse des créneaux vacants ; le calcul se fait en amont, à l'ouverture de la saison.

Questions sur ce modèle

Faut-il une checklist différente selon le producteur ou le type de panier ?

Une seule feuille suffit en général, quitte à ajouter une ligne par producteur dans la rubrique de réception. Ce qui change vraiment d'une AMAP à l'autre, ce sont les règles sur les paniers non retirés et la remise des clés.

Que faire si un adhérent se présente sans être sur la liste ?

Remettre le panier seulement si son contrat est bien enregistré, sinon noter son nom et le renvoyer vers le coordinateur. Un écart de ce type révèle souvent un fichier d'adhérents mal tenu à jour.

Comment savoir combien de permanences chaque adhérent doit tenir ?

En rapportant le nombre de distributions de la saison, multiplié par le nombre de bénévoles par séance, au nombre d'adhérents. Un calculateur de permanences bénévoles proposé sur ce site fait ce calcul avant l'ouverture des inscriptions.

La feuille papier reste-t-elle utile si l'AMAP utilise un outil en ligne ?

Oui, comme secours en cas de réseau absent sur le lieu de distribution, et comme trace signée par les adhérents. L'outil sert ensuite à consolider l'émargement et le suivi des règlements sans ressaisie.